WORLDEF GLOBAL ORGANİZASYON A.Ş.
GENERAL PARTICIPATION AND SPONSORSHIP (B2B) TERMS AND CONDITIONS
These General Participation and Sponsorship Terms and Conditions (“General Terms and Conditions”), Tax ID No.: 8550427603, Address: Tantavi Mah. Estergon Cad. Exen İstanbul F Blok No: 24 F / 161 Ümraniye / İSTANBUL at which address WORLDEF Global Organizasyon A.Ş. (“ORGANIZER”) is domiciled, set forth the fixed and standard legal principles governing the commercial relationship between the ORGANIZER and natural or legal person participants/sponsors (“PARTICIPANT”) wishing to participate in all fairs, summits, conferences, sponsorship programs and similar events (“Event”) organized or arranged by the ORGANIZER.
By signing or electronically approving the “Participation Form” containing the commercial terms specific to the relevant Event (including matters such as the name, date and location of the Event, the size and location of the participation/booth area to be allocated, the scope of the package purchased, the fee and payment schedule), the PARTICIPANT declares that it has had the opportunity to read and review all of these General Terms and Conditions in advance, has understood their content, and freely and unconditionally accepts them.
ARTICLE 1 – PURPOSE AND SCOPE
1.1. The purpose of these General Terms and Conditions is to subject the legal relationship between the PARTICIPANT participating in Events organized by the ORGANIZER and the ORGANIZER to uniform and predetermined principles, without separate negotiation for each Event and each participant.
1.2. These General Terms and Conditions shall apply in the same manner to all Events organized by the ORGANIZER and to all PARTICIPANTS, unless otherwise expressly agreed in writing in the Participation Form.
1.3. These General Terms and Conditions govern only the (B2B) commercial relationship between the ORGANIZER and professional business partners (parties acting as merchants/tradespersons in the capacity of participant, sponsor or similar). The relationship of the Events with visitors, spectators or ticket holders (B2C) is governed separately and on a different legal basis within the framework of the applicable legislation, in particular Law No. 6502 on Consumer Protection, and is outside the scope of these General Terms and Conditions.
1.4. These General Terms and Conditions and the Participation Form together constitute the agreement (“Agreement”) between the PARTICIPANT and the ORGANIZER; the relationship between them is governed by Article 3.
ARTICLE 2 – DEFINITIONS
a) Event: the fair, summit, conference, sponsorship organization or similar organization arranged by the ORGANIZER, the name, date and location of which are specified in the Participation Form,
b) Participation Form: the document containing the commercial terms specific to the relevant Event for the PARTICIPANT (package, area size, fee, payment schedule, due date, etc.), prepared by reference to these General Terms and Conditions and signed or electronically approved by the PARTICIPANT,
c) PARTICIPANT/Sponsor: the natural or legal person that signs/approves the Participation Form and participates in the Event,
d) Participation/Booth Area: the physical or (where applicable) virtual area allocated to the PARTICIPANT for the duration of the Event, the size and location of which are specified in the Participation Form,
e) Package: the participation/sponsorship package purchased by the PARTICIPANT, the scope of which is specified in the Participation Form, together with the rights and services associated with such package,
f) Annexes: the Participation Form, which is an integral part of these General Terms and Conditions, and, if any, the Participant Handbook, technical specifications and similar documents provided in advance in writing (including by e-mail) by the ORGANIZER to the PARTICIPANT,
g) Legislation: all applicable legislation governing these General Terms and Conditions, including in particular the Turkish Code of Obligations No. 6098, the Turkish Commercial Code No. 6102 and the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data.
ARTICLE 3 – FORMATION OF THE AGREEMENT, ACCEPTANCE AND HIERARCHY OF DOCUMENTS
3.1. These General Terms and Conditions and the Participation Form signed/approved by the PARTICIPANT together constitute the Agreement and form an integral whole.
3.2. Before the Participation Form was signed/approved, the ORGANIZER made the full text of these General Terms and Conditions available to the PARTICIPANT through its website and provided a reasonable period and opportunity for the PARTICIPANT to become familiar with their content. The PARTICIPANT’s signing or electronic approval of the Participation Form means that all of these General Terms and Conditions have been read, their content has been understood and they have been freely accepted; the parties agree that this declaration satisfies the information and acceptance requirement within the meaning of Article 21 of the Turkish Code of Obligations No. 6098.
3.3. In the event of a conflict between these General Terms and Conditions and the Participation Form, the Participation Form shall prevail with respect to commercial matters such as the fee, due date, package scope and area size, while these General Terms and Conditions shall prevail with respect to legal principles such as liability, termination, force majeure, contractual penalty, protection of personal data and dispute resolution.
3.4. The ORGANIZER may update these General Terms and Conditions with prospective effect and publish the current version on its website. For a PARTICIPANT that has previously signed/approved a Participation Form, the provisions of the General Terms and Conditions in force on the date of signature/approval of its Agreement shall remain valid for that Agreement; an update shall not apply retroactively to Agreements already formed.
ARTICLE 4 – REGISTRATION AND PARTICIPATION PROCESS
4.1. For participation in the Event, the PARTICIPANT shall complete and sign the Participation Form in full or approve it electronically and submit it to the ORGANIZER together with any required advance payment, if applicable.
4.2. The ORGANIZER has the right to accept or reject each participation application based on its own commercial and operational assessment, within the framework of the principle of good faith and the principle of equal treatment. If an application is rejected without any fault, false/incomplete statement or adverse commercial reference concerning the PARTICIPANT, payments made up to that date shall be refunded to the PARTICIPANT. If an application is rejected on the basis of a false, incomplete or misleading statement by the PARTICIPANT or because it poses a serious risk to the ORGANIZER or third parties, the ORGANIZER shall refund the remaining amount after deducting its loss from the payments made.
4.3. The PARTICIPANT represents and undertakes that the information contained in the Participation Form and, if any, in other information and documents submitted to the ORGANIZER is accurate, complete and up to date.
ARTICLE 5 – ALLOCATION AND USE OF THE PARTICIPATION/BOOTH AREA
5.1. The size and location of the participation/booth area to be allocated to the PARTICIPANT shall be specified in the Participation Form.
5.2. The location of the area within the layout shall be determined by the ORGANIZER within the framework of the ORGANIZER’s general layout plan and organizational needs, taking the PARTICIPANT’s preferences into consideration to the extent possible.
5.3. In the event of (i) technical or architectural requirements of the event venue, (ii) security, fire safety or occupational safety requirements imposed by competent authorities, (iii) changes that become mandatory in the general layout plan, or (iv) force majeure events defined in Article 10, the ORGANIZER may relocate the PARTICIPANT’s area to another point within the Event venue, provided that the size and essential characteristics specified in the Participation Form are preserved (reasonable equivalence in terms of frontage/location). Such change shall be notified to the PARTICIPANT in writing (including by e-mail) as soon as possible, stating the reason.
5.4. A relocation made pursuant to Article 5.3 and in compliance with the equivalence condition shall not, by itself, entitle the PARTICIPANT to a fee reduction, compensation or the right to rescind/terminate the Agreement. If the new area clearly fails to meet the equivalence criteria, the PARTICIPANT may first request the allocation of an equivalent area; if this cannot be provided, the PARTICIPANT may request a proportional fee reduction within the limits of Article 12.3. The parties agree that this provision does not grant the ORGANIZER a unilateral and unlimited authority to amend the Agreement within the meaning of Article 24 of the Turkish Code of Obligations No. 6098, but constitutes a limited operational authority subject to objective criteria and an equivalence guarantee.
5.5. The PARTICIPANT agrees that it shall use the allocated area only for the purpose and within the scope specified in the Participation Form; that it may not transfer, lease or sublet all or any part of the area to third parties without the ORGANIZER’s prior written approval, may not host sub-participants, and may not allocate the area for the display of third-party brands or products.
ARTICLE 6 – PARTICIPANT OBLIGATIONS AND EVENT RULES
6.1. The setup and dismantling schedule, procedures for entry to and exit from the area, working hours, and other organizational rules and details regarding use of the event venue shall be determined by the ORGANIZER and notified to the PARTICIPANT in writing before setup. The PARTICIPANT agrees to comply with the rules and instructions notified to it and to ensure that its personnel, subcontractors and third parties assigned in its area also comply with such rules.
6.2. Any damage caused, through the fault of the PARTICIPANT, its personnel or subcontractors working in its area, to the venue, technical equipment or third parties (including other participants, visitors and the ORGANIZER) during use of the Event venue shall be compensated by the PARTICIPANT upon the ORGANIZER’s first written request, in the amount of the actual damage determined by an independent expert.
6.3. The PARTICIPANT undertakes that all products, services and content displayed, promoted or distributed in its area comply with the applicable legislation (including product safety, conformity certification, import and customs legislation) and do not infringe the rights of third parties under the Industrial Property Law No. 6769 and the Law No. 5846 on Intellectual and Artistic Works. Any administrative sanctions, compensation claims and losses asserted against the ORGANIZER due to a breach of this undertaking shall be recoverable from the PARTICIPANT in proportion to its fault.
6.4. The PARTICIPANT is responsible for completing all necessary formalities, including customs, security and insurance obligations, relating to products and materials brought from abroad.
6.5. The PARTICIPANT acknowledges that, with respect to the employees assigned in its own area, it has the status of employer within the meaning of the Occupational Health and Safety Law No. 6331, and that the obligations arising from such Law concerning risk assessment, training, health surveillance and taking necessary measures belong to it. The parties agree that, because the same work area is shared by more than one employer, the cooperation and coordination obligation arising under Article 23 of Law No. 6331 shall be provided by the ORGANIZER and that the PARTICIPANT shall comply with the ORGANIZER’s instructions within this scope.
6.6. The PARTICIPANT shall conduct its promotional and marketing activities only within the area allocated to it and within the rights granted in the Participation Form. No brochure/promotional distribution, roaming promotion or other activities creating the impression of association with the Event may be carried out in the common areas, entrances or surroundings of the Event venue without the ORGANIZER’s written permission.
6.7. If the PARTICIPANT acts contrary to these General Terms and Conditions, the Participation Form or organizational rules and such breach is not remedied within the reasonable period specified in the ORGANIZER’s written notice (including by e-mail), the ORGANIZER may, provided that the measure is proportionate to the severity of the breach and that the least severe measure is applied first, take measures such as requesting removal of the material subject to the breach, temporarily suspending technical services (electricity, etc.) or closing the area to visitor access. In cases involving life safety, fire risk or an instruction of a competent authority, such measures may be applied immediately without waiting for notice or a cure period. If such measures are applied due to a breach arising from the PARTICIPANT’s fault, the amount paid shall not be refunded; the ORGANIZER’s termination rights under Article 15 are reserved.
ARTICLE 7 – FEES, PAYMENT AND DEFAULT
7.1. The PARTICIPANT agrees to pay the fee relating to the Package purchased, in accordance with the amount, due date and payment method specified in the Participation Form, exclusive of VAT unless otherwise stated, to the bank account to be notified by the ORGANIZER.
7.2. If the PARTICIPANT fails to perform its payment obligation on the due dates specified in the Participation Form, late/default interest at the rate of 5% (five percent) per month shall be applied to the amount in default. The parties agree that, pursuant to the first paragraph of Article 8 of the Turkish Commercial Code No. 6102, the interest rate may be freely determined in commercial transactions and that this rate is a proportionate rate appropriate to the parties’ status as merchants and to the commercial nature of the transaction.
7.3. If the PARTICIPANT fails to make more than two of the payments stipulated in the Participation Form on time, the ORGANIZER may suspend the PARTICIPANT’s participation/sponsorship right or terminate the Agreement pursuant to Article 15. In such case, payments made up to that date shall be evaluated within the cancellation/refund regime set out in Article 8.
7.4. The Agreement fee is determined exclusive of VAT, and VAT and any other indirect taxes shall be borne separately by the PARTICIPANT. Stamp tax relating to this Agreement shall, without prejudice to the joint and several liability of the signing parties under the Stamp Tax Law No. 488, be borne by the PARTICIPANT in the relationship between the parties.
7.5. The PARTICIPANT may not set off or deduct any receivable it has from the ORGANIZER against its payment obligations arising from this Agreement without the ORGANIZER’s written approval.
ARTICLE 8 – PARTICIPANT WITHDRAWAL, POSTPONEMENT OR CANCELLATION OF THE EVENT
8.1. PARTICIPANT’s Withdrawal from the Agreement
a) If the PARTICIPANT withdraws from the Agreement at least 30 (thirty) days before the Event date, 50% (fifty percent) of the payments made up to that date shall be refunded by the ORGANIZER to the PARTICIPANT; the remaining 50% shall be retained by the ORGANIZER in consideration of the organizational preparations made up to that date (allocation of space, planning, relationships established with third parties, etc.).
b) In withdrawals occurring less than 30 (thirty) days before the Event date, payments made by the PARTICIPANT up to that date shall not be refunded and the entire fee stipulated in the Participation Form shall become due and payable.
c) Notice of withdrawal shall be made in writing (including by e-mail) and shall take effect at the moment it reaches the ORGANIZER.
d) The parties agree that the rates and periods in this article do not constitute a withdrawal payment within the meaning of Article 178 of the Turkish Code of Obligations No. 6098, but constitute a contractual procedure and schedule arrangement appropriate to the nature of the commercial relationship.
8.2. Postponement of the Event
If the Event is postponed by the ORGANIZER, the PARTICIPANT’s participation/sponsorship rights shall be transferred to the new Event date without any additional fee being charged. If the postponement is caused by a force majeure event as defined in Article 10, payments made by the PARTICIPANT shall not be refunded and the rights shall be transferred to the new date; if the PARTICIPANT notifies within no later than 45 (forty-five) days that it will be unable to participate on the new date, the remaining amount shall be refunded after deducting expenses actually incurred up to that date that have provided a tangible benefit to the PARTICIPANT.
8.3. Complete Cancellation of the Event
a) If the cancellation results from force majeure under Article 10, the ORGANIZER shall refund the remaining amount to the PARTICIPANT within a reasonable period after deducting organizational expenses actually incurred up to that date that have provided a tangible benefit to the PARTICIPANT.
b) If the cancellation results from the ORGANIZER’s own decision other than due to force majeure, all payments made by the PARTICIPANT shall be refunded to the PARTICIPANT. The PARTICIPANT agrees that, with respect to the refund amount, it shall not claim interest, exchange-rate difference, maturity difference or any other compensation in addition to the principal amount.
ARTICLE 9 – OBLIGATIONS OF THE ORGANIZER
9.1. The ORGANIZER shall determine the location, date, duration, opening-closing hours and participation conditions of the Event and notify the PARTICIPANT thereof.
9.2. The ORGANIZER undertakes to provide, with reasonable care and effort (best-efforts obligation), the allocation of area and the rights and services within the scope of the Package committed to in the Participation Form. The ORGANIZER does not provide any guarantee regarding the number of visitors to the Event, participant profile, business connection or commercial outcome; projections contained in promotional materials do not constitute binding commitments.
ARTICLE 10 – FORCE MAJEURE
10.1. Earthquake, flood, fire, epidemic disease, war, act of terrorism, civil unrest, general strike, decision of a competent authority, change in applicable legislation, or similar circumstances arising beyond the reasonable control of the parties and which are unforeseeable/unavoidable (“Force Majeure”) shall be evaluated within the framework of Articles 136 and 137 of the Turkish Code of Obligations No. 6098.
10.2. If a Force Majeure event makes the performance of a party’s obligation partially or completely impossible or reasonably delays it, the affected party shall notify the other party in writing without delay. Performance obligations shall be suspended for the duration of the effect of the Force Majeure, and the affected party shall not be deemed in default for such period.
10.3. The PARTICIPANT’s payment obligation may not be considered within the scope of Force Majeure solely on the grounds of economic hardship, inability to obtain financing or failure of its own commercial expectations to materialize.
10.4. If, due to a decision of a competent authority, the Event cannot physically be held at the planned capacity, the ORGANIZER may conduct the Event partially or entirely in an online/hybrid format; in such case, the value corresponding to rights specific to the physical area shall be proportionately deducted from the fee paid or transferred to a subsequent event.
10.5. If the Force Majeure event continues for more than 60 (sixty) days, either party may terminate the Agreement by written notice to the other party, without prejudice to obligations already performed up to that date.
ARTICLE 11 – INTELLECTUAL PROPERTY AND USE OF TRADEMARKS
11.1. All intellectual and industrial property rights relating to the Event (including but not limited to trademarks, logos, visual identity, slogans, event concept and production content) belong exclusively to the ORGANIZER under the Law No. 5846 on Intellectual and Artistic Works and the Industrial Property Law No. 6769.
11.2. Event content (photographs, videos, logos, etc.) shared with the PARTICIPANT by the ORGANIZER and expressly permitted for use may be used by the PARTICIPANT only on its own corporate communication and social media channels and may not be transferred to third parties for commercial purposes.
11.3. The PARTICIPANT consents to the use of its trade name, registered trademarks, logo and visual/audio recordings taken in relation to its area within the scope of the Event for the purpose of promoting and marketing the ORGANIZER’s future events, such consent remaining valid after termination of this Agreement. This consent does not affect the PARTICIPANT’s ownership rights over its trademarks and trade name; it is limited exclusively to use for the stated promotional/marketing purposes and the PARTICIPANT’s brand may not be used in a manner that damages its reputation or is misleading.
11.4. Termination of the Agreement shall also automatically terminate the trademark/logo usage right granted to the PARTICIPANT; the PARTICIPANT is obliged to cease all use of the ORGANIZER’s trademarks and visual elements within a reasonable period (no later than 15 days) from the termination date.
ARTICLE 12 – LIABILITY AND CONTRACTUAL PENALTY
12.1. General Principle of Liability
The risk of accident, damage, loss and theft relating to the PARTICIPANT’s own area, products, equipment and belongings belongs exclusively to the PARTICIPANT. The PARTICIPANT is personally responsible for obtaining such insurance as it deems necessary for its own area and belongings.
12.2. Contractual Penalty
If the PARTICIPANT acts in breach of the trademark/visual usage restrictions (Article 11), the confidentiality obligation (Article 14) or the prohibition on assignment (Article 15), the ORGANIZER reserves the right to claim a contractual penalty equal to the Agreement fee pursuant to Articles 179 et seq. of the Turkish Code of Obligations No. 6098. Since these breaches relate to obligations of a continuing nature, the parties agree, contrary to the rule on elective rights in the first paragraph of Article 179 of the same Code, that the contractual penalty may be claimed TOGETHER WITH a request to remedy/cease the breach. Payment of the contractual penalty does not eliminate the ORGANIZER’s right to claim its actual loss exceeding the contractual penalty by proving the PARTICIPANT’s fault.
The legal consequences of payment default and withdrawal from/cancellation of the Agreement are outside the scope of the contractual penalty provision in this article and are governed exclusively by Article 7 and Article 8; both the contractual penalty and the sanctions under Article 7/8 shall not be applied together for the same act.
12.3. Limitation of Liability
The ORGANIZER’s total financial liability arising from this Agreement, regardless of the cause, shall not exceed the total amount actually paid by the PARTICIPANT. The ORGANIZER shall not be liable for indirect damages, loss of profit, loss of business or customers, or loss of reputation.
The parties agree that, pursuant to Article 115 of the Turkish Code of Obligations No. 6098, liability arising from the ORGANIZER’s intent or gross negligence cannot be limited in advance and that the limitations in this article do not cover such cases or liability arising from death or bodily injury.
ARTICLE 13 – PROTECTION OF PERSONAL DATA
13.1. The parties agree that, within the scope of performance of this Agreement, they shall process personal data belonging to each other’s authorized/relevant employees (name-surname, title, contact information, etc.) in the capacity of data controller as defined in Article 3 of the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (“KVKK”) and solely for the limited purpose of entering into and performing this Agreement.
13.2. The PARTICIPANT acknowledges that, with respect to personal data it collects directly from visitors in its area and through its own systems (business card scanning, form completion, etc.), it itself has the status of data controller pursuant to Article 3 of KVKK and that the ORGANIZER does not have the status of data controller or data processor in relation to such data. The PARTICIPANT is solely responsible, with respect to the data it collects, for fulfilling the information obligation under Article 10 of KVKK and, where necessary, the obligation to obtain explicit consent.
13.3. The PARTICIPANT is solely responsible for obtaining the approvals required under the Law No. 6563 on the Regulation of Electronic Commerce with respect to commercial electronic communications it will send using contact information collected at its booth.
ARTICLE 14 – CONFIDENTIALITY
14.1. The parties undertake to keep confidential the non-public commercial, financial and technical information belonging to each other that is obtained during the negotiation and performance of this Agreement, not to share it with third parties, and to use it solely for the purpose of performing this Agreement. This obligation shall remain in force for 2 (two) years after termination of the Agreement.
ARTICLE 15 – PROHIBITION ON ASSIGNMENT AND TERMINATION
15.1. The PARTICIPANT may not assign or transfer, in whole or in part, its rights and obligations arising from this Agreement to third parties without the ORGANIZER’s prior written approval.
15.2. If either party breaches a material obligation arising from this Agreement and such breach is not remedied within the reasonable period specified in the other party’s written notice despite such notice, the party sending the notice may unilaterally terminate the Agreement.
15.3. If a bankruptcy, concordat or liquidation decision is issued in respect of the PARTICIPANT or if the PARTICIPANT suspends its payments, the ORGANIZER may terminate the Agreement immediately without notice or granting any period.
15.4. Termination of the Agreement shall not affect receivables that became due and payable before the termination date or the application of Articles 8, 11, 12, 13, 14, 16 and 19; these articles shall remain valid after termination.
ARTICLE 16 – REPRESENTATIONS AND UNDERTAKINGS
16.1. The PARTICIPANT represents that it is authorized to enter into and perform this Agreement and that the person signing/approving the Agreement has authority to represent it.
16.2. The PARTICIPANT acknowledges that it has made the decision to participate in the Event based on its own commercial assessment and that the data in the ORGANIZER’s promotional materials are in the nature of projections and cannot be construed as commitments.
16.3. The parties undertake that, during the negotiation and performance of this Agreement, they shall comply with the anti-bribery and anti-corruption legislation in force and shall not offer any improper benefit to each other’s employees or representatives.
ARTICLE 17 – NOTICES
The parties accept the addresses and e-mail addresses specified in this Agreement or in the Participation Form as their notice addresses. Unless changes of address are notified to the other party in writing, notices made to the existing addresses shall be deemed valid.
ARTICLE 18 – ENTIRE AGREEMENT, AMENDMENTS AND INTERPRETATION
18.1. Pursuant to Article 3.2, the ORGANIZER has provided the PARTICIPANT with the full text of these General Terms and Conditions in advance and has given it the opportunity to review them.
18.2. If any provision of these General Terms and Conditions is not clear and understandable or is capable of more than one meaning, it shall, pursuant to Article 23 of the Turkish Code of Obligations No. 6098, be interpreted against the ORGANIZER and in favor of the PARTICIPANT.
18.3. These General Terms and Conditions together with the Participation Form supersede all prior oral/written discussions, offers and understandings between the parties regarding the participation/sponsorship relationship.
18.4. Subject to Article 3.4, any amendment to these General Terms and Conditions and the Participation Form shall become valid through a written addendum to be signed by the authorized representatives of the parties.
18.5. The failure or delay of either party in exercising any right arising from this Agreement shall not mean that it has waived such right.
18.6. If any provision of these General Terms and Conditions is deemed invalid or unenforceable, the validity of the other provisions shall not be affected; the parties shall negotiate in good faith to replace the invalid provision with a valid provision that most closely reflects its purpose.
18.7. These General Terms and Conditions have been executed in Turkish. In the event of translation into a foreign language, only the Turkish text shall prevail for purposes of interpretation and implementation.
ARTICLE 19 – GOVERNING LAW AND COMPETENT COURT
19.1. Turkish law shall apply to the interpretation and implementation of this Agreement and to the resolution of any disputes that may arise from the Agreement.
19.2. The parties, in their capacity as merchants pursuant to Article 17 of the Code of Civil Procedure No. 6100, agree that the Istanbul (Çağlayan) Courts and Enforcement Offices shall have exclusive jurisdiction over the resolution of disputes arising from this Agreement.
ARTICLE 20 – ENTRY INTO FORCE
These General Participation and Sponsorship Terms and Conditions consist of 20 (twenty) articles and shall enter into force on the date the relevant Participation Form is signed or electronically approved by the PARTICIPANT, and shall remain valid throughout the Event and until the occurrence of the termination events provided for in these General Terms and Conditions.
WORLDEF GLOBAL ORGANİZASYON A.Ş.
GENEL KATILIM VE SPONSORLUK (B2B) ŞARTLARI
İşbu Genel Katılım ve Sponsorluk Şartları (“Genel Şartlar”), VKN: 8550427603, Adres: Tantavi Mah. Estergon Cad. Exen İstanbul F Blok No: 24 F / 161 Ümraniye / İSTANBUL adresinde mukim WORLDEF Global Organizasyon A.Ş. (“ORGANİZATÖR”) tarafından düzenlenen veya organize edilen fuar, zirve, konferans, sponsorluk programı ve benzeri nitelikteki tüm etkinliklere (“Etkinlik”) katılım sağlamak isteyen gerçek veya tüzel kişi katılımcı/sponsorlar (“KATILIMCI”) ile ORGANİZATÖR arasındaki ticari ilişkinin sabit ve standart hukuki esaslarını düzenler.
KATILIMCI; ilgili Etkinliğe özgü ticari koşulları (Etkinliğin adı, tarihi, yeri, tahsis edilecek katılım/stant alanının büyüklüğü ve konumu, satın alınan paketin kapsamı, bedel ve ödeme planı gibi hususlar dâhil) içeren “Katılım Formu”nu imzalayarak veya elektronik ortamda onaylayarak; işbu Genel Şartların tamamını önceden okuma ve inceleme imkânı bulduğunu, içeriğini anladığını ve serbest iradesiyle kayıtsız şartsız kabul ettiğini beyan eder.
MADDE 1 – AMAÇ VE KAPSAM
1.1. İşbu Genel Şartların amacı, ORGANİZATÖR tarafından düzenlenen Etkinliklere katılım sağlayacak KATILIMCI ile ORGANİZATÖR arasındaki hukuki ilişkinin, her bir Etkinlik ve katılımcı için ayrı ayrı müzakere edilmeksizin, tek tip ve önceden belirli esaslara bağlanmasıdır.
1.2. İşbu Genel Şartlar, ORGANİZATÖR’ün düzenlediği tüm Etkinliklere ve tüm KATILIMCI’lara, aksi Katılım Formu’nda açıkça ve yazılı olarak kararlaştırılmadıkça, aynı şekilde uygulanır.
1.3. İşbu Genel Şartlar yalnızca ORGANİZATÖR ile profesyonel iş ortakları (katılımcı, sponsor ve benzeri sıfatla hareket eden tacir/esnaf niteliğindeki taraflar) arasındaki (B2B) ticari ilişkiyi düzenler. Etkinliklerin ziyaretçi, izleyici veya bilet sahibi bulunan kişilerle (B2C) ilişkisi, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun başta olmak üzere ilgili mevzuat çerçevesinde ayrıca ve farklı bir hukuki zeminde düzenlenir; işbu Genel Şartların kapsamı dışındadır.
1.4. İşbu Genel Şartlar ile Katılım Formu birlikte KATILIMCI ile ORGANİZATÖR arasındaki sözleşmeyi (“Sözleşme”) oluşturur; aralarındaki ilişki Madde 3’te düzenlenir.
MADDE 2 – TANIMLAR
a) Etkinlik: ORGANİZATÖR tarafından düzenlenen ve Katılım Formu’nda ismi, tarihi ve yeri belirtilen fuar, zirve, konferans, sponsorluk organizasyonu veya benzeri organizasyonu,
b) Katılım Formu: KATILIMCI’nın ilgili Etkinliğe özgü ticari koşullarını (paket, alan büyüklüğü, bedel, ödeme planı, vade vb.) içeren, işbu Genel Şartlara atıfla düzenlenen ve KATILIMCI tarafından imzalanan veya elektronik ortamda onaylanan belgeyi,
c) KATILIMCI/Sponsor: Katılım Formu’nu imzalayan/onaylayan ve Etkinliğe katılım sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
d) Katılım/Stant Alanı: KATILIMCI’ya Etkinlik süresince tahsis edilen, büyüklüğü ve konumu Katılım Formu’nda belirtilen fiziki veya (uygulanabilir hâllerde) sanal alanı,
e) Paket: KATILIMCI’nın satın aldığı ve kapsamı Katılım Formu’nda belirlenen katılım/sponsorluk paketi ile bu pakete bağlı hak ve hizmetleri,
f) Ekler: İşbu Genel Şartların ayrılmaz parçası olan Katılım Formu’nu ve varsa ORGANİZATÖR tarafından KATILIMCI’ya önceden yazılı olarak (e-posta dâhil) sunulan Katılımcı El Kitabı, teknik şartname ve benzeri dokümanları,
g) Mevzuat: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere işbu Genel Şartlara uygulanacak ilgili tüm mevzuatı, ifade eder.
MADDE 3 – SÖZLEŞMENİN KURULMASI, KABUL VE BELGE HİYERARŞİSİ
3.1. İşbu Genel Şartlar ile KATILIMCI’nın imzaladığı/onayladığı Katılım Formu birlikte Sözleşmeyi oluşturur ve bir bütün teşkil eder.
3.2. ORGANİZATÖR, Katılım Formu’nun imzalanmasından/onaylanmasından önce işbu Genel Şartların tam metnini web sitesi üzerinden KATILIMCI’ya sunmuş; içeriğini öğrenmesi için makul süre ve imkân tanımıştır. KATILIMCI’nın Katılım Formu’nu imzalaması veya elektronik ortamda onaylaması, işbu Genel Şartların tamamının okunduğu, içeriğinin anlaşıldığı ve serbest iradeyle kabul edildiği anlamına gelir; taraflar bu beyanın 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 21. maddesi anlamında bilgilendirme ve kabul koşulunu karşıladığını kabul eder.
3.3. İşbu Genel Şartlar ile Katılım Formu arasında çelişki bulunması hâlinde; bedel, vade, paket kapsamı, alan büyüklüğü gibi ticari hususlarda Katılım Formu, sorumluluk, fesih, mücbir sebep, cezai şart, kişisel verilerin korunması ve uyuşmazlıkların çözümü gibi hukuki esaslara ilişkin hususlarda ise işbu Genel Şartlar esas alınır.
3.4. ORGANİZATÖR, işbu Genel Şartları ileriye etkili olmak üzere güncelleyebilir ve güncel hâlini kendi internet sitesinde yayınlar. Daha önce Katılım Formu imzalamış/onaylamış bir KATILIMCI bakımından, kendi Sözleşmesi için imza/onay tarihinde yürürlükte bulunan Genel Şartlar hükümleri geçerliliğini korur; güncelleme, kurulmuş Sözleşmelere geriye dönük olarak uygulanmaz.
MADDE 4 – KAYIT VE KATILIM SÜRECİ
4.1. KATILIMCI, Etkinliğe katılım için Katılım Formu’nu eksiksiz doldurup imzalayarak veya elektronik ortamda onaylayarak, varsa öngörülen ön ödemeyle birlikte ORGANİZATÖR’e iletir.
4.2. ORGANİZATÖR, her bir katılım başvurusunu, dürüstlük kuralı ve eşit işlem ilkesi çerçevesinde, kendi ticari ve operasyonel değerlendirmesine göre kabul veya reddetme hakkına sahiptir. Başvurunun, KATILIMCI’ya ilişkin herhangi bir kusur, yanlış/eksik beyan veya olumsuz ticari referans bulunmaksızın reddedilmesi hâlinde, o tarihe kadar yapılmış ödemeler KATILIMCI’ya iade edilir. Başvurunun KATILIMCI’nın yanlış, eksik veya yanıltıcı beyanına ya da ORGANİZATÖR’e veya üçüncü kişilere yönelik ciddi bir risk oluşturmasına dayalı olarak reddedilmesi hâlinde, ORGANİZATÖR yapılmış ödemelerden doğan zararını mahsup ettikten sonra kalan tutarı iade eder.
4.3. KATILIMCI, Katılım Formu’nda ve varsa ORGANİZATÖR’e ilettiği diğer bilgi ve belgelerde yer alan bilgilerin doğru, eksiksiz ve güncel olduğunu beyan ve taahhüt eder.
MADDE 5 – KATILIM/STANT ALANININ TAHSİSİ VE KULLANIMI
5.1. KATILIMCI’ya tahsis edilecek katılım/stant alanının büyüklüğü ve konumu Katılım Formu’nda belirlenir.
5.2. Alanın yerleşim içindeki konumu, ORGANİZATÖR’ün genel yerleşim planı ve organizasyonel ihtiyaçları çerçevesinde, mümkün olduğu ölçüde KATILIMCI’nın tercihleri gözetilerek ORGANİZATÖR tarafından belirlenir.
5.3. ORGANİZATÖR; (i) etkinlik alanının teknik veya mimari zorunlulukları, (ii) yetkili makamlarca getirilen güvenlik, itfaiye veya iş güvenliği gereklilikleri, (iii) genel yerleşim planında zorunlu hâle gelen değişiklikler veya (iv) Madde 10’da tanımlanan mücbir sebep hâllerinde; KATILIMCI’nın alanını, Katılım Formu’nda belirlenen büyüklüğü ve temel nitelikleri (cephe/konum bakımından makul eşdeğerlik) korunmak kaydıyla, Etkinlik alanının başka bir noktasına taşıyabilir. Bu değişiklik, mümkün olan en kısa sürede ve gerekçesi belirtilerek KATILIMCI’ya yazılı olarak (e-posta dâhil) bildirilir.
5.4. Madde 5.3 kapsamında ve eşdeğerlik koşuluna uygun bir yer değişikliği, tek başına KATILIMCI’ya bedel indirimi, tazminat veya sözleşmeden dönme/fesih hakkı vermez. Yeni alanın eşdeğerlik ölçütlerini açıkça karşılamaması hâlinde KATILIMCI, öncelikle eşdeğer bir alan tahsisini talep edebilir; bu sağlanamazsa Madde 12.3’teki sınırlar dâhilinde orantılı bedel indirimi isteyebilir. Taraflar, işbu düzenlemenin 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 24. maddesi anlamında ORGANİZATÖR’e tek yanlı ve sınırsız bir sözleşme değiştirme yetkisi tanımadığını; objektif ölçütlere ve eşdeğerlik güvencesine bağlı, sınırlı bir operasyonel yetki olduğunu kabul eder.
5.5. KATILIMCI, tahsis edilen alanı yalnızca Katılım Formu’nda belirlenen amaç ve kapsamda kullanacağını; alanın tamamını veya bir kısmını ORGANİZATÖR’ün önceden yazılı onayı olmaksızın üçüncü kişilere devredemeyeceğini, kiralayamayacağını, alt katılımcı bulunduramayacağını ve üçüncü kişi marka veya ürünlerinin teşhirine tahsis edemeyeceğini kabul eder.
MADDE 6 – KATILIMCI YÜKÜMLÜLÜKLERİ VE ETKİNLİK KURALLARI
6.1. Kurulum ve söküm takvimi, alana giriş-çıkış usulleri, çalışma saatleri ve etkinlik alanının kullanımına ilişkin diğer organizasyonel kural ve detaylar ORGANİZATÖR tarafından belirlenir ve KATILIMCI’ya kurulum öncesinde yazılı olarak bildirilir. KATILIMCI, kendisine bildirilen bu kural ve talimatlara uymayı; personeli, alt yüklenicileri ve alanında görevlendirdiği üçüncü kişilerin de bu kurallara uymasını sağlamayı kabul eder.
6.2. KATILIMCI’nın, personelinin veya alanında görev yapan alt yüklenicilerinin kusuruyla, Etkinlik alanının kullanımı sırasında mekâna, teknik ekipmana veya üçüncü kişilere (diğer katılımcılar, ziyaretçiler ve ORGANİZATÖR dâhil) verdiği zarar, bağımsız eksper tarafından tespit edilen gerçek zarar tutarı üzerinden, ORGANİZATÖR’ün ilk yazılı talebi üzerine KATILIMCI tarafından tazmin edilir.
6.3. KATILIMCI; alanında teşhir ettiği, tanıttığı veya dağıttığı tüm ürün, hizmet ve içeriklerin ilgili mevzuata (ürün güvenliği, uygunluk belgelendirmesi, ithalat ve gümrük mevzuatı dâhil) uygun olduğunu; bunların üçüncü kişilerin 6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanunu ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamındaki haklarını ihlal etmediğini taahhüt eder. Bu taahhüde aykırılık nedeniyle ORGANİZATÖR’e yöneltilecek idari yaptırım, tazminat talebi ve zararlar, kusuru oranında KATILIMCI’ya rücu edilir.
6.4. KATILIMCI, yurt dışından getirdiği ürün ve materyallere ilişkin gümrük, güvenlik ve sigorta yükümlülükleri dâhil gerekli tüm formaliteleri yerine getirmekle yükümlüdür.
6.5. KATILIMCI, kendi alanında görevlendirdiği çalışanları bakımından 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu anlamında işveren sıfatını haiz olduğunu; bu Kanundan doğan risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi ve gerekli tedbirleri alma yükümlülüklerinin kendisine ait olduğunu kabul eder. Taraflar, aynı çalışma alanının birden fazla işveren tarafından paylaşılması nedeniyle 6331 sayılı Kanun’un 23. maddesi uyarınca doğan iş birliği ve koordinasyon yükümlülüğünün ORGANİZATÖR tarafından sağlanacağını; KATILIMCI’nın ORGANİZATÖR’ün bu kapsamdaki talimatlarına uyacağını kabul eder.
6.6. KATILIMCI, tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini yalnızca kendisine tahsis edilen alan içinde ve Katılım Formu’nda tanınan haklar çerçevesinde yürütür. Etkinlik alanının ortak kullanım alanlarında, girişlerinde veya çevresinde ORGANİZATÖR’ün yazılı izni olmaksızın broşür/promosyon dağıtımı, gezici tanıtım veya Etkinlikle ilişkilendirme izlenimi yaratan başkaca faaliyetler yürütülemez.
6.7. KATILIMCI’nın işbu Genel Şartlara, Katılım Formu’na veya organizasyonel kurallara aykırı davranması ve bu aykırılığın ORGANİZATÖR’ün yazılı bildirimine (e-posta dâhil) rağmen bildirimde belirtilen makul süre içinde giderilmemesi hâlinde; ORGANİZATÖR, aykırılığın ağırlığıyla orantılı olmak ve öncelikle en hafif tedbire başvurmak kaydıyla, aykırılığa konu materyalin kaldırılmasını isteme, teknik hizmetleri (elektrik vb.) geçici olarak durdurma veya alanın ziyaretçi erişimine kapatılması gibi tedbirlere başvurabilir. Can güvenliği, yangın riski veya yetkili makam talimatı hâllerinde bu tedbirler bildirim ve süre beklenmeksizin derhâl uygulanabilir. Bu tedbirlerin, KATILIMCI’nın kusurundan kaynaklanan bir aykırılık nedeniyle uygulanması hâlinde, ödenen bedel iade edilmez; ORGANİZATÖR’ün Madde 15 uyarınca fesih hakları saklıdır.
MADDE 7 – BEDEL, ÖDEME VE TEMERRÜT
7.1. KATILIMCI, satın aldığı Pakete ilişkin bedeli, Katılım Formu’nda belirlenen tutar, vade ve ödeme yöntemine uygun olarak, aksi belirtilmedikçe KDV hariç olarak ve ORGANİZATÖR’ün bildireceği banka hesabına ödemeyi kabul eder.
7.2. KATILIMCI’nın Katılım Formu’nda öngörülen vadelerde ödeme yükümlülüğünü yerine getirmemesi hâlinde, temerrüde düşülen tutar üzerinden aylık %5 (yüzde beş) oranında gecikme/temerrüt faizi uygulanır. Taraflar, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 8. maddesinin birinci fıkrası uyarınca ticari işlerde faiz oranının serbestçe belirlenebildiğini ve işbu oranın tarafların tacir sıfatına ve işin ticari niteliğine uygun, ölçülü bir oran olduğunu kabul eder.
7.3. KATILIMCI’nın Katılım Formu’nda öngörülen ödemelerden ikiden fazlasını süresinde yerine getirmemesi hâlinde; ORGANİZATÖR, KATILIMCI’nın katılım/sponsorluk hakkını askıya alabilir veya Madde 15 uyarınca Sözleşmeyi feshedebilir. Bu hâlde o tarihe kadar yapılmış ödemeler, Madde 8’de düzenlenen iptal/iade rejimi çerçevesinde değerlendirilir.
7.4. Sözleşme bedeli KDV hariç belirlenmiş olup KDV ve varsa diğer dolaylı vergiler KATILIMCI tarafından ayrıca karşılanır. İşbu Sözleşmeye ilişkin damga vergisi, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu uyarınca imza eden taraflar arasında müteselsil sorumluluk saklı kalmak kaydıyla, taraflar arası ilişkide KATILIMCI tarafından karşılanır.
7.5. KATILIMCI, ORGANİZATÖR’den olan herhangi bir alacağını işbu Sözleşmeden doğan ödeme borçlarıyla ORGANİZATÖR’ün yazılı onayı olmaksızın takas veya mahsup edemez.
MADDE 8 – KATILIMCININ CAYMASI, ETKİNLİĞİN ERTELENMESİ VEYA İPTALİ
8.1. KATILIMCI’nın Sözleşmeden Cayması
a) Etkinlik tarihinden en az 30 (otuz) gün önce KATILIMCI’nın Sözleşmeden cayması hâlinde, o tarihe kadar yapılmış ödemelerin %50’si (yüzde ellisi) ORGANİZATÖR tarafından KATILIMCI’ya iade edilir; kalan %50’si, o tarihe kadar yapılan organizasyonel hazırlıkların (yer tahsisi, planlama, üçüncü kişilerle kurulan ilişkiler vb.) karşılığı olarak ORGANİZATÖR nezdinde kalır.
b) Etkinlik tarihine 30 (otuz) günden az bir süre kala gerçekleşen caymalarda, KATILIMCI tarafından o tarihe kadar yapılmış ödemeler iade edilmez ve Katılım Formu’nda öngörülen bedelin tamamı muaccel hâle gelir.
c) Cayma bildirimi yazılı olarak (e-posta dâhil) yapılır ve ORGANİZATÖR’e ulaştığı anda hüküm ifade eder.
d) Taraflar, işbu maddedeki oran ve sürelerin 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 178. maddesi anlamında cayma parası niteliğinde olmayıp, ticari ilişkinin niteliğine uygun sözleşmesel bir usul ve takvim düzenlemesi olduğunu kabul eder.
8.2. Etkinliğin Ertelenmesi
Etkinliğin ORGANİZATÖR tarafından ertelenmesi hâlinde, KATILIMCI’nın katılım/sponsorluk hakları, ilave bir bedel talep edilmeksizin yeni Etkinlik tarihine devredilir. Ertelemenin Madde 10’da tanımlanan bir mücbir sebepten kaynaklanması hâlinde, KATILIMCI tarafından yapılmış ödemeler iade edilmez ve haklar yeni tarihe devredilir; KATILIMCI, yeni tarihte katılamayacağını en geç 45 (kırk beş) gün içinde bildirirse, o tarihe kadar fiilen yapılmış ve KATILIMCI’ya somut fayda sağlamış giderler düşülerek kalan tutar iade edilir.
8.3. Etkinliğin Tamamen İptali
a) İptalin Madde 10’daki mücbir sebepten kaynaklanması hâlinde, ORGANİZATÖR, o tarihe kadar fiilen yapmış olduğu ve KATILIMCI’ya somut fayda sağlamış organizasyonel giderler düşüldükten sonra kalan tutarı makul bir süre içinde KATILIMCI’ya iade eder.
b) İptalin mücbir sebep dışında ORGANİZATÖR’ün kendi kararından kaynaklanması hâlinde, KATILIMCI tarafından yapılmış tüm ödemeler KATILIMCI’ya iade edilir. KATILIMCI, iade tutarına ilişkin olarak anapara dışında faiz, kur farkı, vade farkı veya başkaca bir tazminat talep etmeyeceğini kabul eder.
MADDE 9 – ORGANİZATÖR’ÜN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
9.1. ORGANİZATÖR; Etkinliğin yerini, tarihini, süresini, açılış-kapanış saatlerini ve katılım koşullarını belirler ve KATILIMCI’ya bildirir.
9.2. ORGANİZATÖR, Katılım Formu’nda taahhüt edilen alan tahsisi ve Paket kapsamındaki hak ve hizmetleri makul özen ve çaba göstererek (en iyi gayret yükümlülüğü) sağlamayı taahhüt eder. ORGANİZATÖR, Etkinliğe ilişkin ziyaretçi sayısı, katılımcı profili, iş bağlantısı veya ticari sonuç konusunda herhangi bir garanti vermez; tanıtım materyallerinde yer alan öngörüler bağlayıcı taahhüt niteliğinde değildir.
MADDE 10 – MÜCBİR SEBEP
10.1. Deprem, sel, yangın, salgın hastalık, savaş, terör eylemi, iç karışıklık, genel grev, yetkili makam kararı, ilgili mevzuatta değişiklik veya tarafların makul kontrolü dışında gelişen ve öngörülemeyen/önlenemeyen benzer hâller (“Mücbir Sebep”), 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 136 ve 137. maddeleri çerçevesinde değerlendirilir.
10.2. Mücbir Sebep hâlinin taraflardan birinin edimini kısmen veya tamamen ifasını imkânsız kılması veya makul ölçüde geciktirmesi hâlinde, etkilenen taraf durumu diğer tarafa gecikmeksizin yazılı olarak bildirir. Mücbir Sebebin etkisi süresince ifa yükümlülükleri askıya alınır ve etkilenen taraf bu süre için temerrüde düşmüş sayılmaz.
10.3. KATILIMCI’nın ödeme yükümlülüğü, salt ekonomik güçlük, finansman sağlayamama veya kendi ticari beklentilerinin gerçekleşmemesi gerekçeleriyle Mücbir Sebep kapsamında değerlendirilemez.
10.4. Yetkili makam kararı nedeniyle Etkinliğin fiziki olarak öngörülen kapasitede yapılamaması hâlinde ORGANİZATÖR, Etkinliği kısmen veya tamamen çevrim içi/hibrit formatta gerçekleştirebilir; bu hâlde fiziki alana özgü hakların karşılığı, ödenen bedelden orantılı olarak mahsup edilir veya sonraki bir etkinliğe devredilir.
10.5. Mücbir Sebep hâlinin 60 (altmış) günden uzun sürmesi hâlinde, taraflardan her biri Sözleşmeyi, karşı tarafa yazılı bildirimde bulunmak suretiyle, o tarihe kadar ifa edilmiş edimler saklı kalmak kaydıyla feshedebilir.
MADDE 11 – FİKRİ MÜLKİYET VE MARKA KULLANIMI
11.1. Etkinliğe ilişkin tüm fikri ve sınai mülkiyet hakları (marka, logo, görsel kimlik, slogan, etkinlik konsepti ve prodüksiyon içerikleri dâhil ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ile 6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanunu kapsamında münhasıran ORGANİZATÖR’e aittir.
11.2. ORGANİZATÖR tarafından KATILIMCI ile paylaşılan ve kullanımına açıkça izin verilen Etkinlik içerikleri (fotoğraf, video, logo vb.), KATILIMCI tarafından yalnızca kendi kurumsal iletişim ve sosyal medya kanallarında, ticari amaçla üçüncü kişilere devredilmeksizin kullanılabilir.
11.3. KATILIMCI; ticaret unvanını, tescilli markalarını, logosunu ve Etkinlik kapsamında alanına ilişkin çekilen görsel/işitsel kayıtları, ORGANİZATÖR’ün gelecek dönem etkinliklerinin tanıtımı ve pazarlanması amacıyla, işbu Sözleşmenin sona ermesinden sonra da geçerli olmak üzere kullanılmasına muvafakat eder. İşbu muvafakat, KATILIMCI’nın marka ve unvanı üzerindeki mülkiyet haklarını etkilemez; münhasıran belirtilen tanıtım/pazarlama amaçlı kullanımla sınırlıdır ve KATILIMCI’nın markasını itibarını zedeleyici veya yanıltıcı şekilde kullanılamaz.
11.4. Sözleşmenin sona ermesi, KATILIMCI’ya tanınan marka/logo kullanım hakkını da kendiliğinden sona erdirir; KATILIMCI, sona erme tarihinden itibaren makul bir süre (en geç 15 gün) içinde ORGANİZATÖR’e ait marka ve görsel unsurların her türlü kullanımına son vermekle yükümlüdür.
MADDE 12 – SORUMLULUK VE CEZAİ ŞART
12.1. Genel Sorumluluk Esası
KATILIMCI’nın kendi alanı, ürünleri, ekipmanları ve eşyalarına ilişkin kaza, hasar, kayıp ve hırsızlık riski münhasıran KATILIMCI’ya aittir. KATILIMCI, kendi alanı ve eşyaları için gerekli gördüğü sigortayı yaptırmaktan bizzat sorumludur.
12.2. Cezai Şart
KATILIMCI’nın; marka/görsel kullanım kısıtlamalarına (Madde 11), gizlilik yükümlülüğüne (Madde 14) veya devir yasağına (Madde 15) aykırı davranması hâlinde, ORGANİZATÖR’ün 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 179 vd. maddeleri uyarınca sözleşme bedeli kadar cezai şart talep etme hakkı saklıdır. Bu ihlaller sürekli nitelikte yükümlülüklere ilişkin olduğundan, taraflar aynı Kanun’un 179. maddesinin birinci fıkrasındaki seçimlik hak kuralının aksini kararlaştırarak, cezai şartın ihlalin giderilmesi/durdurulması talebiyle BİRLİKTE talep edilebileceğini kabul eder. Cezai şartın ödenmesi, ORGANİZATÖR’ün cezai şartı aşan gerçek zararını KATILIMCI’nın kusurunu ispatlayarak talep etme hakkını ortadan kaldırmaz.
Ödeme temerrüdü ve Sözleşmeden cayma/iptal hâllerinin hukuki sonuçları, işbu maddedeki cezai şart hükmünün kapsamı dışında olup münhasıran Madde 7 ve Madde 8’de düzenlenmiştir; aynı fiil için hem cezai şart hem de Madde 7/8 kapsamındaki yaptırımlar birlikte uygulanmaz.
12.3. Sorumluluk Sınırı
ORGANİZATÖR’ün işbu Sözleşmeden doğan toplam mali sorumluluğu, sebebi ne olursa olsun, KATILIMCI tarafından fiilen ödenmiş olan toplam bedeli aşmaz. ORGANİZATÖR, dolaylı zararlardan, kâr kaybından, iş veya müşteri kaybından yahut itibar kaybından sorumlu tutulamaz.
Taraflar, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 115. maddesi uyarınca ORGANİZATÖR’ün kastından veya ağır kusurundan doğan sorumluluğun önceden sınırlanamayacağını; işbu maddedeki sınırlamaların bu hâller ile ölüm veya bedensel zararlardan doğan sorumluluğu kapsamadığını kabul eder.
MADDE 13 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
13.1. Taraflar, işbu Sözleşmenin ifası kapsamında birbirlerinin yetkili/ilgili çalışanlarına ait kişisel verileri (ad-soyad, unvan, iletişim bilgileri vb.) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 3. maddesinde tanımlanan veri sorumlusu sıfatıyla ve yalnızca işbu Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla sınırlı olarak işleyeceğini kabul eder.
13.2. KATILIMCI, alanında ve kendi sistemleri aracılığıyla (kartvizit okuma, form doldurma vb.) ziyaretçilerden doğrudan topladığı kişisel veriler bakımından KVKK’nın 3. maddesi uyarınca bizzat veri sorumlusu sıfatını haiz olduğunu; bu veriler üzerinde ORGANİZATÖR’ün veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatı bulunmadığını kabul eder. KATILIMCI, kendi topladığı veriler bakımından KVKK’nın 10. maddesindeki aydınlatma ve gerekli hâllerde açık rıza alma yükümlülüklerini münhasıran yerine getirmekle sorumludur.
13.3. KATILIMCI, standında topladığı iletişim bilgilerini kullanarak göndereceği ticari elektronik iletiler bakımından 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca gerekli onayları almaktan münhasıran sorumludur.
MADDE 14 – GİZLİLİK
14.1. Taraflar, işbu Sözleşmenin müzakeresi ve ifası sırasında birbirlerine ait olup kamuya açık olmayan ticari, mali ve teknik bilgileri gizli tutmayı, üçüncü kişilerle paylaşmamayı ve yalnızca işbu Sözleşmenin ifası amacıyla kullanmayı taahhüt eder. İşbu yükümlülük, Sözleşmenin sona ermesinden sonra 2 (iki) yıl süreyle yürürlükte kalır.
MADDE 15 – DEVİR YASAĞI VE FESİH
15.1. KATILIMCI, işbu Sözleşmeden doğan hak ve yükümlülüklerini ORGANİZATÖR’ün önceden yazılı onayı olmaksızın kısmen veya tamamen üçüncü kişilere devir ve temlik edemez.
15.2. Taraflardan birinin işbu Sözleşmeden doğan esaslı bir yükümlülüğünü ihlal etmesi ve bu ihlalin, diğer tarafın yazılı ihtarına rağmen ihtarda belirtilen makul süre içinde giderilmemesi hâlinde, ihtarı gönderen taraf Sözleşmeyi tek taraflı olarak feshedebilir.
15.3. KATILIMCI hakkında iflas, konkordato veya tasfiye kararı verilmesi ya da ödemelerini durdurması hâllerinde ORGANİZATÖR, ihtar ve süre vermeksizin Sözleşmeyi derhâl feshedebilir.
15.4. Sözleşmenin feshi, fesih tarihinden önce muaccel hâle gelmiş alacakları ve Madde 8, 11, 12, 13, 14, 16 ve 19 hükümlerinin uygulanmasını etkilemez; bu maddeler fesihten sonra da geçerliliğini korur.
MADDE 16 – BEYAN VE TAAHHÜTLER
16.1. KATILIMCI; işbu Sözleşmeyi akdetmeye ve ifaya yetkili olduğunu, Sözleşmeyi imzalayan/onaylayan kişinin temsil yetkisini haiz bulunduğunu beyan eder.
16.2. KATILIMCI, Etkinliğe katılım kararını kendi ticari değerlendirmesine dayanarak verdiğini; ORGANİZATÖR’ün tanıtım materyallerindeki verilerin öngörü niteliğinde olduğunu ve taahhüt olarak yorumlanamayacağını kabul eder.
16.3. Taraflar, işbu Sözleşmenin müzakeresi ve ifası sırasında yürürlükteki rüşvet ve yolsuzlukla mücadele mevzuatına uyacaklarını; birbirlerinin çalışan veya temsilcilerine haksız menfaat teklif etmeyeceklerini taahhüt eder.
MADDE 17 – TEBLİGAT
Taraflar, işbu Sözleşmede veya Katılım Formu’nda belirtilen adres ve elektronik posta adreslerini tebligat adresi olarak kabul eder. Adres değişiklikleri karşı tarafa yazılı olarak bildirilmediği sürece, mevcut adreslere yapılacak tebligatlar geçerli sayılır.
MADDE 18 –BÜTÜNLÜK, DEĞİŞİKLİK VE YORUM
18.1. ORGANİZATÖR, Madde 3.2 uyarınca KATILIMCI’ya işbu Genel Şartların tam metnini önceden sunmuş ve incelemesi için imkân tanımıştır.
18.2. İşbu Genel Şartlarda yer alan bir hükmün açık ve anlaşılır olmaması veya birden çok anlama gelmesi hâlinde, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 23. maddesi uyarınca ORGANİZATÖR aleyhine ve KATILIMCI lehine yorumlanır.
18.3. İşbu Genel Şartlar ile Katılım Formu birlikte, taraflar arasındaki katılım/sponsorluk ilişkisine dair önceki tüm sözlü/yazılı görüşme, teklif ve mutabakatların yerine geçer.
18.4. İşbu Genel Şartlarda ve Katılım Formu’nda yapılacak her türlü değişiklik, Madde 3.4 saklı kalmak kaydıyla, tarafların yetkili temsilcilerince imzalanacak yazılı bir ek protokol ile geçerlilik kazanır.
18.5. Taraflardan birinin işbu Sözleşmeden doğan bir hakkını kullanmaması veya kullanmakta gecikmesi, o haktan feragat ettiği anlamına gelmez.
18.6. İşbu Genel Şartların herhangi bir hükmünün geçersiz veya uygulanamaz sayılması, diğer hükümlerin geçerliliğini etkilemez; taraflar, geçersiz sayılan hükmün amacına en yakın geçerli bir hükümle değiştirilmesi konusunda iyi niyetle müzakere eder.
18.7. İşbu Genel Şartlar Türkçe olarak akdedilmiştir. Yabancı dile çevrilmesi hâlinde, yorum ve uygulamada yalnızca Türkçe metin esas alınır.
MADDE 19 – UYGULANACAK HUKUK VE YETKİLİ MAHKEME
19.1. İşbu Sözleşmenin yorumu, uygulanması ve Sözleşmeden doğabilecek her türlü uyuşmazlığın çözümünde Türk hukuku uygulanır.
19.2. Taraflar, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 17. maddesi uyarınca tacir sıfatıyla; işbu Sözleşmeden doğan uyuşmazlıkların çözümünde İstanbul (Çağlayan) Mahkemeleri ve İcra Dairelerinin münhasıran yetkili olduğunu kararlaştırmıştır.
MADDE 20 – YÜRÜRLÜK
İşbu Genel Katılım ve Sponsorluk Şartları, 20 (yirmi) maddeden ibaret olup, ilgili Katılım Formu’nun KATILIMCI tarafından imzalanması veya elektronik ortamda onaylanması ile birlikte, o tarihte yürürlüğe girer ve Etkinlik süresince ve işbu Genel Şartlarda öngörülen sona erme hâllerinin gerçekleşmesine kadar geçerliliğini korur.